Eine Buchführung muss gemäß §§ 146, 147 Abgabenordnung (AO) und §§ 238, 239 Handelsgesetzbuch (HGB) bestimmten formalen Anforderungen entsprechen. Damit dies gewährleistet ist, existieren die sogenannten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB).
Diese lauten wie folgt:
- Alle Buchungen müssen gemäß § 239 Abs. 2 Handelsgesetzbuch (HGB) vollständig, zeitgerecht (zeitnah), richtig und fortlaufend geordnet vorgenommen werden.
- Die Buchführung muss eindeutig und übersichtlich sein
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- Die Organisation der Buchführung muss sachgerecht und überschaubar sein
- Der Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) muss übersichtlich gegliedert sein
- Es besteht ein Saldierungsverbot, d. h. Buchungen dürfen nicht verrechnet werden
- Alle Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache vorzunehmen
- Abkürzungen müssen eindeutig definiert sein
- Buchungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden
- Es muss ein gültiger Kontenplan vorhanden sein
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- Die Buchungen müssen in einer angemessenen Zeit (zeitnah) vorgenommen werden
- Aufwendungen und Erträge müssen den Geschäftsjahren zugeordnet werden, in denen sie auch tatsächlich entstanden sind (periodengerecht)
- Buchungen müssen inhaltlich und formal der Wahrheit entsprechen
- Keine Buchung ohne den dazugehörigen Beleg !!!
- Die Buchführung muss gemäß § 238 Abs. 1 Satz 2 Handelsgesetzbuch (HGB) nachprüfbar sein, d. h. dass sich ein sachkundiger Dritter (Wirtschaftsprüfer) innerhalb eines angemessenen Zeitraums einen Überblick über die Buchführung verschaffen kann. Damit dies gewährleistet ist, müssen die Belege sowohl vollständig sein, als auch den gesetzlichen Fristen entsprechend ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
- Für Rechnungen, Kontoauszüge, Inventare, Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Anhänge und Lageberichte gilt dbzgl. eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.