Reisekostenabrechnung

Was versteht man unter Reisekosten?

Unter einer sogenannten Dienstreise versteht man die vorübergehende, durch betriebliche Gründe verursachte, auswärtige Abwesenheit eines Arbeitnehmers von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte.

Reisekosten können grundsätzlich in die nachfogenden 4 Kategorien aufgeteilt werden:

Fahrtkosten
Verpflegungsmehraufwendungen
Übernachtungskosten
Reisenebenkosten

Was sind Fahrtkosten?

Fahrtkosten sind die tatsächlichen, durch entsprechende Belege nachgewiesenen Aufwendungen durch die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel wie z. B.

Bahn
Taxi
Fähre
Flugzeug
Mietwagen

oder es können im Falle der Nutzung eines privaten PKW’s des Arbeitnehmers 0,30 € pro gefahrener Kilometer angesetzt werden.

Was sind Verpflegungsmehraufwendungen?

Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten, die eine Person zu tragen hat, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (bis einschließlich 2013: regelmäßige Arbeitsstätte) aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann (Verpflegungsmehraufwand/Wikipedia).

Bei den Verpflegungsmehraufwendungen unterscheidet man zwischen einer eintägigen und einer mehrtägigen Dienstreise.

Eintägige Dienstreise:

Eintägige Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, aber weniger als 24 Stunden
Es können pauschal 14,00 € angesetzt werden

Mehrtägige Dienstreise (mehrtägige Abwesenheit):

Es können folgende Pauschalen angesetzt werden:

Anreisetag: 14,00 €
Zwischentage: je 28,00 €
Abreisetag: 14,00 €

Besonderheiten:

Verpflegungsmehraufwendungen können bei der gleichen Auswärtstätigkeit nur für einen Zeitraum von 3 Monaten steuerfrei erstattet werden.

Ausnahme: Die zeitliche Begrenzung von 3 Monaten kann durch Krankheit, Urlaub oder Tätigkeit an der ersten Tätigkeitsstätte oder eine andere Dienstreise unterbrochen werden.

Kürzung der Verpflegungspauschalen:

Bei kostenlos zur Verfügung gestellten Mahlzeiten (Mittagessen/Abendessen) erfolgt eine Kürzung der täglichen Pauschale um 40 % von 28,00 € = 11,20 €

Was sind Übernachtungskosten?

Unter Übernachtungskosten versteht man die durch entsprechende Belege nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen der Übernachtungen exklusive Frühstück. Sollte auf dem Übernachtungsbeleg ein Frühstück ausgewiesen sein, erfolgt analog zu den Verpflegungsmehraufwendungen eine entsprechende Kürzung der täglichen Pauschale um 20 % von 28,00 € = 5,60 €.

Besonderheiten:

Die Erstattung erfolgt maximal für 48 Monate
Nach Ablauf von 48 Monaten erfolgt eine Begrenzung auf max. 1.000,00 €

Auch hier ist ein neuer Fristlauf durch eine 6-monatige Unterbrechung durch z. B. Tätigkeit an einem anderen Ort, Urlaub oder Krankheit möglich.

Wenn kein Hotel/Pension in Anspruch genommen wird und z. B. bei Bekannten übernachtet bzw. auf Montage mit ständig wechselnden Einsatzorten gearbeitet wird, können pauschal 20,00 € je Übernachtung angesetzt werden.

Berufskraftfahrer, die z. B. in Ihrem LKW/Truck übernachten, erhalten eine entsprechende Übernachtungspauschale in Höhe von 8,00 €.

Was sind Reisenebenkosten?

Unter Reisenebenkosten versteht man z. B.

Mautgebühren
Reiseversicherungen
Telefonkosten
Eintrittsgebühren bei Messen
Parkgebühren

Diese können mit den entsprechenden Belegen in ihrer tatsächlichen Höhe angesetzt werden.

Wichtig! Nicht angesetzt werden können z. B.

Ordnungsgelder (Strafzettel)
Verwarnungsgelder
Tageszeitungen

Beispiel für eine Reisekostenabrechnung:

Der Mitarbeiter Ulrich Mayer aus Berlin, war auf einer mehrtägigen Dienstreise und legt Ihnen folgende Informationen und Belege vor:

Kundenbesuch in Düsseldorf

Anreise: Montag, 03.01.2022 / Abfahrt: 19:00 Uhr
Abreise: Freitag, 14.01.2022 / Ankunft: 12:00 Uhr

Belege:

Bahnfahrkarte 326,00 €
Taxi in Düsseldorf 15,00 €
Mietwagen in Düsseldorf 350,00 €
Hotelrechnung ohne Frühstück 1.500,00 €
Parkgebühren 250,00 €
Strafzettel 70,00 €
Eintrittskarte Messe Düsseldorf 80,00 €

Was kann sich Herr Mayer von seinem Arbeitgeber im Rahmen einer Reisekostenabrechnung steuerfrei erstatten lassen?

Fahrtkosten:

Als Fahrtkosten können die folgenden, durch entsprechende Belege nachgewiesenen Aufwendungen angesetzt werden:

Bahnfahrkarte in Höhe von 326,00 €
Taxi in Düsseldorf in Höhe von 15,00 €
Kosten des Mietwagens in Höhe von 350,00 €

Somit ergeben sich erstattungsfähige Fahrkosten in einer Gesamthöhe von 691,00 €

Verpflegungsmehraufwendungen:

Pauschale für Anreisetag am 03.01.2022 in Höhe von 14,00 €
Pauschale für Zwischentage 04.01. bis 13.01.2022 in Höhe von 28,00 € x 10 Tage = 280,00 €
Pauschale für Abreisetag am 14.01.2022 in Höhe von 14,00 €

Somit ergeben sich erstattungsfähige Verpflegungsmehraufwendungen in einer Gesamthöhe von 308,00 €.

Da in diesem Fall keine kostenfreien Mahlzeiten (Mittagessen/Abendessen) zur Verfügung gestellt werden, erfolgt keine Kürzung der Verpflegungsmehrpauschalen.

Übernachtungskosten:

Es können gemäß vorliegender Hotelrechnung erstattungsfähige Übernachtungskosten in einer Gesamthöhe von 1.500,00 € angesetzt werden. Da auf der Hotelrechnung kein separates Frühstück ausgewiesen ist, erfolgt auch hier keine Kürzung.

Reisenebenkosten:

Parkgebühren in Höhe von 250,00 €
Eintrittskarte Messe in Höhe von 80,00 €

Es ergeben sich erstattungsfähige Reisenebenkosten in einer Gesamthöhe von 330,00 €.

Der Strafzettel in Höhe von 70,00 € gehört nicht zu den ansetzbaren Reisenebenkosten und ist somit bei der Reisekostenabrechnung nicht zu berücksichtigen.

Erstattungsfähige Reisekosten gemäß vorliegender Reisekostenabrechnung:

Fahrtkosten: 691,00 €
Verpflegungsmehraufwendungen: 308,00 €
Übernachtungskosten: 1.500,00 €
Reisenebenkosten: 330,00 €

Somit ergeben sich erstattungsfähige Reisekosten in einer Gesamthöhe von 2.829,00 €.